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¿Te ha pasado alguna vez eso de tener la sensación de no estar suficientemente concentrado en tu trabajo? ¿De dedicarte a muchas tareas a la vez y al final no hacer nada? ¿De tener miedo a pedir ayuda a otros? Si es así, no te preocupes, la falta de foco o la contención son dos frenos más comunes de lo que crees.

Nos encontramos en una sociedad donde ser productivo se ha convertido en un deber, pero también en un reto. Y es que no siempre podemos dar el cien por cien de nuestro rendimiento ni nos vemos capaces de controlar la gestión del tiempo en el trabajo. Existen robatiempos que nos pueden distraer de nuestros objetivos, como el famoso multitasking, que nos obliga a realizar todo tipo de tareas al mismo tiempo. Sin llegar a concretar o profundizar en una. Esto puede llegar a ser nocivo, porque intentar abarcarlo todo provoca que acabemos no haciendo nada. 

Es muy importante que aprendas a luchar contra la inercia. A controlar y saber invertir tu tiempo de trabajo. Este artículo de The Economist reflexiona sobre el peligro del presencialismo laboral. Tal y como apuntan algunos estudios, la productividad de los empleados cae en picado después de 50 horas de trabajo semanales. Es entonces cuando se empieza a procrastinar o como dicen en mi casa “calentar la silla”. Sabiendo esto, ¿no tendría más sentido trabajar menos horas pero sacándole el máximo provecho a ese tiempo? A todos nos pasa que algunos días se nos acumula más trabajo, pero si te organizas bien y sabes lo que tienes que hacer y lo que no, conseguirás avanzar mucho más en tu proyecto. Focalizar, aprender a descartar, dividirse las tareas y pedir lo que se necesita son algunas acciones que nos convertirán en más productivos.

Para ponerle solución, primero debemos conocer el origen del problema. En mi último libro Ahora o Nunca, hablo de la importancia de identificar los sesgos o frenos que afectan a nuestro talento. Estos frenos provocan que no sepamos aprovechar las oportunidades profesionales que nos llegan, y son cinco:

  • La desubicación: No saber si se está en el sitio adecuado
  • La inseguridad: No creerse suficientemente preparado
  • La dispersión: No poner el foco necesario
  • La desconexión: No poseer red y encontrarse aislado
  • La contención: No pedir aquello que se necesita

De todos ellos, hoy me gustaría centrarme en dos frenos que afectan a la productividad y tienen que ver con tomar conciencia: la dispersión y la contención. Si aprendes a controlarlas, serás capaz de concentrarte en aquello que deberías y a tener las herramientas para conseguir una buena gestión del tiempo en el trabajo. A continuación os dejo dos consejos para luchar contra estos frenos:

  • Aprende a decir “no” y aleja la dispersión. Concéntrate en tus objetivos.
  • Aprende a pedir pone foco a tu agenda. Comunica tus necesidades.

Aprende a decir “no” y vence la dispersión

Aveces nos vemos alejados de nuestro foco por robatiempos o compromisos impuestos por otros, o incluso por nosotros mismos, que nos exigimos llegar a todo. Decir “sí” a todo provoca dispersión y aleja al talento de su foco.

¿Por qué ocurre esto? Desde pequeños, nos han enseñado que decir sí es amable y un símbolo de colaboración. Y que “más es más”. Colaborar es necesario y negarse es ser un rancio. Pero es una confusión de términos maliciosa. Colaborar sí, pero donde es oportuno. Ser amable no está reñido con la asertividad. Las personas sabias saben ponerse límites y aceptan que no pueden – ni deben – llegar a todo. Se trata de ganar conciencia sobre uno mismo y los objetivos razonables a alcanzar. Ser consciente de lo que puedo y tengo que hacer y lo que no. Conocer tus capacidades, atributos y roles. 

Un ejemplo: Imagínate que tienes la responsabilidad de presentar un proyecto en una comité y alguien te pide que revises un tema en el tiempo que tenías previsto para prepararlo. O te llama para comentar un asunto que le ha pasado o que quiere iniciar porque en ese momento le va bién a él/ella. ¿Decirle que no y seguir a lo tuyo es ser un mal profesional? ¿Estarás dejando pasar un tren del que no habrá una segunda oportunidad? ¿O es priorizar? 

Aquí se podría generar un debate de varias páginas con razones a favor y en contra del “no”. Sobre el “depende de la urgencia del tema”, “de lo interesante del proyecto”, “de cómo de preparado lo tuviera”. Honestamente, todo esto son excusas para no ver lo realmente importante. 

¿Quién decide sobre tu agenda? 

Los robatiempos siempre se aprovechan de “la urgencia” o del “coste de oportunidad” para hacerte flaquear en tu decisión de priorizar. Llevémoslo a lo racional. ¿Qué existe que no puede esperar unas horas o días? La urgencia suele ser una buena excusa que le conviene al ladrón de tiempos porque es cuando tiene libre ese preciso momento. 

“Salvo para quién se enfrenta a la muerte o la vida, la urgencia es una ficción para colar prioridades personales en agendas ajenas”. 

Una de las víctimas más comunes de los roba-agendas suelen ser los que padecen El síndrome del explorador”. ¿Crees que eres un explorador? ¿Un amante del aprendizaje constante y de lo nuevo, pero que puede caer en el lado oscuro por dejarse llevar demasiado? Como decía Spiderman, “todo poder conlleva una gran responsabilidad”. El explorador tiene que aprender a poner límites porque si no puede caer en la mayor dispersión, debe tener criterio y saber negarse a aquello que le distrae. Y también aprender a no hacer. A relajarse. Encontrar el equilibrio entre lo que se tiene, lo que se puede, lo que se quiere y lo que se hace.

gestión del tiempo en el trabajo

Aprende a pedir para evitar la contención

Decir que no es importante. Saber pedir también. No se trata sólo de rechazar lo inapropiado que te llega, sino también de hacer que te llegue lo adecuado mediante una buena gestión de la comunicación. Una vez has tomado conciencia de lo que puedes y quieres hacer, házte la siguiente pregunta: ¿Cuento con los aliados o herramientas necesarias para conseguirlo? Si la respuesta es no, pregúntate cómo puedes lograrlo y a quien pedirlo. 

Es un error creer que los que no saben pedir son las personas sin experiencia o los mandos intermedios, atrapados entre la presión de los superiores y los recursos escasos. También hay directivos que temen pedir y que pueden ver truncada su carrera por no saber hacerlo. 

El ejemplo más común de esto se da cuando un/a directivo/a recién llegado se incorpora a un proyecto. Siente una gran presión interna por cumplir las expectativas, por resultar tan bueno o buena como el resto. Y teme no serlo. Esta sensación de falsedad, de inseguridad sobre las capacidades se llama “Síndrome del Impostor.

¿Qué hace entonces para no desenmascararse? 
Lo peor que podría hacer: 
aparentar que lo sabe todo y no pedir lo que necesita.

Preguntar es un signo de inteligencia. Pedir es un signo de humildad. 

Aprovecha las oportunidades, no te quedes parado. Haz lo posible para salir de tu propia inercia y toma las riendas de tu carrera profesional. Apóyate en los demás. Sé humilde. Pide lo que necesitas. Fomenta la colaboración. Las oportunidades no son perfectas, se hacen perfectas cuando actuamos sobre ellas. Cuando dices en voz alta “me gustaría hacer esto, pero para conseguirlo necesito esto y aquello” es cuando estás realmente creando puntos de inflexión profesional que ayudan al progreso. 

Pedir no es fácil. A todos nos cuesta, nos hace sentirnos vulnerables. Nos hace cuestionarnos si merecemos realmente eso que estamos pidiendo. Y eso le da al otro un poder de decidir si nos da o no esa ayuda. Sin embargo, ponernos en manos de los demás no nos hace más vulnerables, sino más fuertes, porque suma. ¿Conocéis el caso de Amanda Palmer, cantante profesional que empezó trabajando como estatua humana? Para dar un paso en su carrera decidió ofrecer su música completamente gratuita en Internet. Animó a la gente a que la apoyara con su crowdfunding, decidió pedirles ayuda. La respuesta de su público fue increíble: ¡Consiguió recaudar un total de un millón doscientos mil dólares! Pero, ¿cómo hizo que la gente pagara voluntariamente por su música? La respuesta de Amanda fue clara y rotunda: “No les hice pagar. Se lo pedí. A través del mismo acto de perdirle a la gente, conecté con ellos. Y cuando conectas, la gente te quiere ayudar”.

A continuación os comparto su TED Talk:

Todos deberíamos aprender un poco a ser como Amanda. Dejar el miedo a un lado y mostrarnos transparentes. Visibilizar nuestros atributos, y también nuestros defectos. Pedir ayuda es comunicar, intervenir, exponer una idea, asumir una debilidad, dar una opinión o reclamar una necesidad de mejora. Pedir puede ser decir “no tengo los recursos necesarios para hacer esto”, “necesito ayuda” o “quiero colaborar contigo”. 

Aprender a pedir, al igual que a decir “no”, obliga y anima a concretar, poner foco, y colaborar.

Claves para una buena gestión del tiempo en el trabajo

Evita los robatiempos. 
Pon foco. 
Concentra tu talento, 
Pide ayuda. 
Y transforma tu mundo y el de todos. 

Seguro que puedes impulsar más tu talento y mejorar tu marca personal.
Contáctanos y te ayudaremos.

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