8 consejos para hacer productivas las reuniones virtuales

Seguro que habéis visto alguno de los vídeos de parodia de Zoom que muestran cómo son las reuniones virtuales. 

¿A cuántas reuniones poco útiles o productivas has acudido en tu vida? Seguro que cientos. ¿Qué podrías haber hecho con todo ese tiempo? ¡Muchas cosas!

Con las reuniones virtuales puede ser igual o peor si no evitamos que se cuelen malas prácticas desde el inicio. ¡Evitemos caer en los vicios del mundo presencial en el mundo digital!

Hay muchas reuniones que fracasan por estar mal planificadas, ser interminables, carecer de sentido por falta de un objetivo claro o incluso caóticas, con una gran dispersión entre temas y objetivos. La primera reacción es preguntarse “¿Qué hago aquí?”. La segunda, rezar para que las agujas del reloj avancen más rápido. Luego, mirar el móvil, viendo aparecer alertas de mensajes que no puedes contestar, lo que te pone más nervioso todavía. Y cuando ya se te han acabado las ideas, todavía te sobra tiempo para imaginar un plan de escape, ¡a lo James Bond!

Invierte bien tu tiempo en las reuniones virtuales e incluye a tu equipo en las decisiones

Hace unas semanas, os hablaba en un post de la importancia de focalizar y pedir para evitar robatiempos en el trabajo. Esto también se puede aplicar a las reuniones, ya que todo pasa por una buena medición del tiempo. Saber invertir bien los minutos nos hará concretar, y en consecuencia, obtener reuniones más productivas. 

En 1957 el escritor británico C.Northcote Parkinson defendió la llamada Ley de la Trivialidad, que sostiene que:

“El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda será una proporción inversa a la suma (de dinero) involucrada” 

Esta cita volvió a mí cuando estaba leyendo este artículo de The Economist, titulado “You Take Minutes and Waste Hours”, donde aborda precisamente el problema de las reuniones y propone algunas soluciones para que los meetings funcionen mejor y el equipo pueda aprovechar el tiempo al máximo. La dispersión suele ser la primera causa de la ineficiencia de las reuniones. ¿Cuál es la finalidad de esa reunión? ¿Para qué está diseñada? 

The Economist lo describe aportando datos realistas: “se suele desperdiciar el 80% del tiempo del 80% de las personas en las reuniones”. Y al final, después de tooooooodo ese tiempo, se suele terminar por acatar la opinión del líder, casi sin ponerla en duda, sólo por la posición que ocupa. Quizá por eso algunos profesionales, especialmente empleados, acaben odiando las reuniones, porque si te excluyen de las decisiones y no te sientes parte del equipo, sirven para poco, salvo para desmotivar un poco más.

Podríamos culpar a los “líderes”, y si eres uno de ellos, que sepas que tienes una gran responsabilidad. Sin embargo, a mí me gusta pensar siempre en términos de autoliderazgo también. 

• Si eres líder, sabes que el tiempo del equipo es un activo. 
• Si eres líder, deberías saber que todas las opiniones del equipo son valiosas, no solo la tuya.
• Y si no eres líder en el sentido estricto de la palabra, sí puedes serlo en su sentido más abierto, pues eres un miembro responsable del grupo, y con tu voz y actitud podrías contribuir a eliminar malas prácticas.

La próxima vez que te reúnas con tu equipo, intenta definir el objetivo de la reunión, como por ejemplo:

• ¿Es una reunión organizada para comunicar un cambio en la estrategia? 
• ¿O para informar de que pronto se incorporará un nuevo candidato a la plantilla?
• ¿O para conocer las ideas y problemas del resto de trabajadores?

Dependiendo del objetivo, la estructura e interlocutores serán unos u otros. Según contaba el mismo artículo de The Economist del que os hablé antes, Maurice Schweitzer, profesor de la Wharton School de la Universidad de Pennsylvania, afirma que si el objetivo de una reunión es conocer lo que piensan los demás miembros del equipo, se requiere un nuevo enfoque. Se debe alentar a todos los empleados a hablar, sea cual sea su puesto. Según Schweitzer, también debería existir una «regla de no interrupción» para que nadie pueda ser intimidado mientras expone su opinión. Siempre con unos límites, por supuesto. Si no, algunas intervenciones podrían llegar a durar horas o tratar temas irrelevantes por el momento. Quizá lo más recomendable es tratar los puntos más importantes al principio de cada reunión y dejar los menos urgentes para otro día. En ese sentido, una buena planificación también sería otra de las claves para que una reunión tenga éxito.

8 consejos para tener reuniones productivas

1. Planifica un orden del día con los asuntos más importantes a tratar. En vez de organizar reuniones interminables que no llevan a ninguna parte, haz que esas reuniones sean significativas. Escribe un orden del día con los puntos que consideres más urgentes y comparte el documento con tu equipo. Quizá tú creas que es importante hablar de algo, pero se te olvide un tema y tu compañero decida añadirlo. ¡Cuantos más puntos de vista, más rica y productiva puede ser la reunión! Y cúmplelo.
2. Valora cuáles son las prioridades y anótalas. Ese esquema os animará tu equipo y a ti a concretar y exprimir al máximo el tiempo que estéis reunidos.
3. Mejor pocas reuniones y bien condensadas que muchas que duren demasiado. Si no, se convertirán en robatiempos. Y lo importante es que el tiempo invertido sume y no reste. Hoy puedes organizar una reunión de 15 minutos para comentar el progreso y las necesidades del proyecto más urgente. Y mañana podéis tener otra que te servirá para obtener feedback de tu equipo, conocer sus necesidades y pedir ayuda.
4. Las reuniones funcionan mejor cuando se preparan. Informar a las personas de la agenda de antemano o seguir un orden del día con los puntos más importantes a tratar, anima a aprovechar el tiempo y a no tomar a los trabajadores desprevenidos. También es importante que las conclusiones de la reunión queden claras. Esto servirá para todo el equipo sepa qué debe hacer después, a qué dedicarse.
5. Haz los cálculos necesarios para saber cuánto tiempo vale la pena dedicarle a una reunión. Y cúmplelo.
6. Escucha a los demás y ten en cuenta sus opiniones para enriquecer las decisiones que se toman. Da feedback inmediato siempre de forma constructiva. No permitas que sea el momento de gloria individual de personas con búsqueda de aplauso, establece turnos de intervención equilibrados.
7. Establece siguientes pasos y responsables de cada tarea. Haz seguimiento para que se cumpla.
8. Si las reuniones son virtuales, obliga a todos a ser muy puntuales, no permitas más de 5 minutos de cortesía para preguntar por el fin de semana o el tiempo, y finalízalas 5 minutos antes de la hora de fin establecida. Y cúmplelo.

Las reuniones pueden convertirse en una tortura para muchos profesionales. Sobre todo cuando no se tiene claro para qué se hacen, quiénes deben acudir o cuáles son los temas más urgentes a tratar. Entonces es cuando pierdes tu tiempo y haces perder el de los demás. A veces creemos que lo tenemos todo bajo control, pero cuando llega la hora de la verdad, nos cuesta poner las cosas en marcha. ¡A mí también me pasa! Y a cualquier líder, por muy bueno que sea, le puede ocurrir también. Por eso, hoy quiero compartir contigo cuáles creo que son las claves para organizar una reunión en condiciones.